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Variações de risco para países que tomam medidas de gerenciamento de informações globais.

NTT Com Global Watch vol 6

Empresas que implantam seus negócios globalmente acumulam uma grande variedade de dados e informações em cada local. Isso inclui informações sobre produtos e serviços, e negociações de fornecedores, e informações pessoais dos clientes. Geralmente, as empresas compartilham os dados coletados entre as sedes e os escritórios regionais, e incorporam-nos a suas iniciativas a fim de trabalhar de modo mais eficiente e aprimorar a qualidade de seus produtos e serviços. Dessa forma, elas reforçam sua competitividade e aceleram seu crescimento. No entanto, as empresas precisam ser cuidadosas no que se refere a compartilhar e utilizar os dados obtidos por cada local, dependendo do país, região e conteúdo.

Alterações das funções de locais internacionais tornam o compartilhamento de informações essencial

Quando nos referimos aos riscos envolvidos no gerenciamento interno de informações, as primeiras coisas que vêm à mente são a falta de informações pessoais e o roubo de dados confidenciais das empresas. Naturalmente, devemos sempre prestar atenção total a esses riscos internacionais.

No entanto, dependendo do país ou região dos locais internacionais, quaisquer dados obtidos por meio de atividades empresariais locais não gerenciados e adequadamente compartilhados podem causar problemas legais indesejados para a corporação e danos a empresas locais.

Antigamente, as empresas se expandiram para o exterior em um esforço para conseguir eficiências de custo e especialização global para processos internos, como cadeia de fornecimento, produção e logística. Hoje em dia, o rápido crescimento de mercados emergentes significa que o objetivo de expansão para o exterior se transformou no desenvolvimento de novos mercados.

Além disso, em razão do crescimento significativo dos mercados locais, os locais implantados no exterior se igualaram a outros locais regionais na função. Tais locais, agora, fornecem funções de desenvolvimento e marketing a fim de reforçar a concorrência. Como resultado, é essencial que os vários tipos de dados e informações obtidos por esses locais por meio de acordos de negócios locais sejam compartilhados. Tais dados devem ser compartilhados com sedes, bem como outros locais globalmente, de forma que possam ser aproveitados para o crescimento de todos os mercados.

Exposição do Japão a riscos legais não se compara ao risco de outros países

Perguntamos a Toshiyuki Arai, um advogado internacional parceiro corporativo da Paul Hastings LLP e presidente do escritório de advocacia de Tóquio, sobre os riscos envolvidos com o gerenciamento de informações no exterior. Sr. Hastings dispõe de uma vasta experiência nos Estados Unidos e na China sobre os vários riscos legais, questões práticas e ações judiciais voltados para empresas que operam no exterior.

Sobre os riscos legais envolvidos com o gerenciamento de informações enquanto as empresas operam no exterior, Arai explica: "Por exemplo, se falamos sobre os EUA, vamos considerar o litígio relacionado a violações da Lei da concorrência perante a lei antitruste norte-americana, que equivale à Lei de antimonopólio japonesa, aos Direitos de Propriedade Intelectual (IP) e à Confiança de Produtos (PL). Tratam-se de riscos legais compartilhados em países nos quais as empresas japonesas fazem negócios ativamente."

A propósito, há um truque bastante conhecido no litígio relacionado a IP conhecido como um "troll de patente." Isso ocorre quando os indivíduos e grupos que se tornam os pleiteantes compram patentes de terceiros e, em seguida, exercitam-nas para obter taxas de licenças ou grandes declarações, mesmo que não estejam fazendo P&D, fabricação ou vendas.

Com relação aos processos legais da classe, Arai explica: "No Japão, o efeito de uma sentença em um processo legal da classe se estende apenas às pessoas, às empresas e aos grupos nomeadas como pleiteantes. No entanto, por exemplo, no sistema de ação de classe norte-americano, o efeito de uma decisão se estende a todas as pessoas que tenham sofrido os mesmo danos, mesmo que os pleiteantes não sejam nomeados. Portanto, nos EUA, se as empresas forem consideradas responsáveis por cartéis ou ações judiciais de PL, deverão pagar um grande valor de compensação. Se isso acontecer, haverá um risco para o comércio local, é claro, mas existirá o risco de danos graves à infraestrutura de negócios das empresas."

No sistema de descoberta, há a obrigação de apresentar as informações solicitadas

Nos EUA, por exemplo, vemos que os riscos legais variam no exterior, e o escopo de elegibilidade e compensação monetária é muito maior em comparação ao do Japão. Então, do que se trata a conexão entre risco legal e gerenciamento de informações?

O sistema judiciário norte-americano possui um procedimento para coleta de evidências denominado "sistema de descoberta." Nesse sistema, quando houver uma avaliação, uma das partes exigirá à outra a apresentação de informações confidenciais existentes diferentes das protegidas. Em alguns casos, os tribunais solicitam a divulgação de informações mantidas por terceiros ao lado do pleiteante, não apenas dos participantes do litígio. Além dos sistemas e das exigências que cercam vários tipos de informações em países fora do Japão, novas leis estão constantemente sendo aprovadas.

Arai comenta: "Se as empresas não enviarem as informações internas adequadamente, ficará evidente que isso é desvantajoso no processo judicial. Mas a possibilidade existe, mesmo que a empresa possa perder a ação se a solicitação para a divulgação de informações não for atendida."

Um dos riscos envolvidos com o gerenciamento de informações, se a divulgação de informações internas for solicitada, é se a informação necessária pode ser localizada com base em informações internas da empresa e garantidas em tempo hábil. A exclusão de informações ou documentos está fora de questão em momentos como este.

O melhor a fazer é considerar todas as informações na posse de uma empresa, como no sistema de descoberta. Hoje em dia, a maioria das informações mantidas por uma empresa é armazenada eletronicamente. Documentos e dados eletrônicos também estão sujeitos ao sistema de descoberta; nesse caso, "Descoberta eletrônica" (divulgação de informações eletrônicas).

As empresas comprometidas com negócios globais regularmente distribuem ativos de informações para locais no exterior. A infraestrutura global de gerenciamento de informações é essencial para encontrar e recuperar os dados necessários.

Melhores práticas compartilhadas e implantadas globalmente

Conforme mencionado na introdução, há uma tendência no gerenciamento de informações japonês em manter o foco nas medidas de segurança para evitar vazamentos de informações pessoais e roubo de dados confidenciais da empresa. As contramedidas desses riscos são iniciativas essenciais, não apenas no Japão, mas em qualquer país ou região. Como mencionado acima, também é necessário entender como os regulamentos, os tipos de riscos e suas dimensões diferem dependendo do país.

Arai afirma: "Os riscos de gerenciamento de informações e o sentido das leis relativas aos negócios não são diferentes nos países onde as empresas japonesas fazem negócios ativamente. No entanto, a verdade é que os requisitos de transferência de informações e o quão restritamente as informações devem ser gerenciadas de acordo com a lei variam muito dependendo do país."

Em outras palavras, os requisitos legais diferem dependendo do país, e alguns são interpretados estritamente, ao passo que outros são interpretados de forma mais leves. Como resultado, uma solução comum para o tratamento do gerenciamento de informações locais é implementar as medidas mínimas necessárias de acordo com o nível local de risco legal.

Em resposta a essa abordagem, Arai aconselha: "É verdade que muitas empresas definem um nível para cada país com base em seu risco legal e gerenciam informações de forma adequada. No entanto, as informações de uma empresa são compartilhadas e gerenciadas globalmente. Por isso, quando as políticas diferem de um local para outro, é muito provável que os riscos legais aumentem para toda a operação global. Na realidade, muitas empresas entram em grandes problemas dessa forma. Eu acredito que, definindo o mais estrito nível de gerenciamento como melhor prática e aplicá-lo em todos os locais como uma prática compartilhada, as empresas podem reduzir seu risco legal em todas as operações globais," afirma Arai.

Arai também explica: "O atalho para aplicar políticas comuns em todo o mundo para a operação do gerenciamento de informações em toda a empresa e para a segurança de informações é formar uma parceria com uma ICT global única e confiável. Isso é frequentemente apontado como uma forma eficaz de garantir a segurança. Da mesma forma, operações, políticas de aplicação de segurança e manutenção se tornam muito difíceis quando as corporações utilizam serviços diferentes em cada país ou região para as redes e os data centers que compõem a infraestrutura de gerenciamento de informações. Por isso, penso que é mais conveniente utilizar redes e data centers que forneçam serviços unificados em todo o mundo."

Prestação de serviços incomparáveis de nuvem e rede global

Para medidas de gerenciamento de riscos envolvendo o gerenciamento de informações global, é necessário unir forças a um parceiro de ICT confiável com uma história global de sucesso. A NTT Com possui empresas afiliadas e escritórios em 43 países, e fornece uma variedade de serviços para infraestruturas de gerenciamento de informações de apoio. Isso inclui redes e serviços em nuvem em 196 países e regiões do mundo, tudo em um serviço totalmente impecável.

A NTT Com mantém um alto nível de qualidade de serviço que excede amplamente o padrão global. Como um provedor de nível 1 global, a NTT Com tem um backbone IP de escala global que atinge uma alta taxa de disponibilidade de 99,99%. A NTT Com fornece uma variedade de serviços de ICT, cria e opera infraestruturas de gerenciamento de informações, e contribui para o crescimento de empresas que promovem seus negócios uma escala global.

A NTT Com tem uma experiência rica em todos os outros países e regiões nos quais opera, e continuará a apoiar as empresas que visam ao crescimento global no futuro.

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NTT Communications

Sr. Toshiyuki Arai
Toshiyuki Arai
Advogado (Japão)/licenciado para praticar advocacia na Califórnia
Paul Hastings LLP
Parceiro jurídico corporativo/chefe do escritório em Tóquio

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